Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Giới thiệu
Chức năng
Đặc tính kỹ thuật
Đơn vị đã triển khai

Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (UniOffice) được xây dựng với mục tiêu tin học hóa công tác quản lý, soạn thảo, xử lý văn bản và hồ sơ công việc của các Cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời trợ giúp có hiệu quả để lãnh đạo có thể dễ dàng chỉ đạo, giao việc, theo dõi tình hình xử lý công việc... Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ đắc lực cho các chuyên viên trong việc xử lý các công việc hằng ngày.

Quản lý văn bản đến, đi của cơ quan
Xử lý văn bản đến, xử lý công việc, soạn thảo văn bản thông qua hồ sơ công việc.
Hỗ trợ điều hành công việc của lãnh đạo thông qua việc lập lịch công tác, giao việc,...
Hỗ trợ kênh trao đổi nội bộ giữa các thành viên của cơ quan
Liên thông văn bản giữa các cơ quan
Cung cấp báo cáo thống kê để lãnh đạo theo dõi được toàn bộ hoạt động xử lý văn bản, công việc của cơ quan.

Giao diện trang chủ

Thông báo các sự kiện mới đối với người dùng
Thống kê tình hình xử lý văn bản, xử lý công việc theo cấp quản lý
Hỗ trợ truy cập nhanh đến các chức năng thường dùng

qlvbdh - giao dien trang chu

Quản lý văn bản đến

Tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí
Theo dõi dòng luân chuyển xử lý văn bản
Liên kết với văn bản đi là kết quả xử lý của văn bản đến

qlvbdh - ds van ban den

Tiếp nhận văn bản đến

Hỗ trợ tối đa thao tác nhập liệu của Văn thư
Cho phép đính kèm file văn bản trực tiếp từ máy scan
Cho phép văn thư nhập bút phê và phân phối văn bản giúp lãnh đạo

qlvbdh - tiep nhan van ban den

Quản lý văn bản đi

Tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí
Liên kết với văn bản đến đầu vào
Xem thông tin gửi liên thông cho các đơn vị trực thuộc và bên ngoài

qlvbdh - quan ly van ban di

Ban hành văn bản dự thảo

Hỗ trợ tối đa thao tác nhập liệu cho Văn thư
Tự động chuyển văn bản đi đến những người tham gia quá trình xử lý
Cho phép chuyển văn bản đến các đơn vị trực thuộc và đơn vị bên ngoài

qlvbdh - ban hanh van ban du thao

Xử lý văn bản đến

Xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan theo quy trình đã được thiết lập
Lãnh đạo phân công xử lý chính/ phối hợp xử lý/ chuyển để biết
Theo dõi được tình hình xử lý công việc
Cho phép chỉnh sửa dự thảo văn bản trực tiếp và tự động tạo phiên bản dự thảo mới
Cảnh báo cho người dùng về thời hạn xử lý

qlvbdh - ho so cong viec

Xử lý công việc

Lãnh đạo giao việc, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên
Nhân viên tạo đề xuất với lãnh đạo
Soạn thảo văn bản và ban hành

qlvbdh - xu ly cong viec

Hồ sơ công việc điện tử

Cho phép thêm mới, sửa, xóa HSCV điện tử
Cho phép gắn các văn bản liên quan vào HSCV và sắp xếp HSCV điện tử vào các thư mục lưu trữ
Quản lý việc mượn hồ sơ của cán bộ

qlvbdh - hs cong viec dien tu

Trao đổi nội bộ

Quản lý tin đến/đi và các tin liên quan theo chủ đề
Hỗ trợ trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan

qlvbdh - trao doi noi bo

Lịch công tác

Thiết lập và quản lý lịch công tác cá nhân
Tự động tổng hợp phòng
Đăng ký và tự động tổng hợp lịch cơ quan
Phân bổ lịch công tác cơ quan đến cá nhân

qlvbdh - lich cong tac

Định nghĩa quy trình

Định nghĩa quy trình tùy biến bằng giao diện người dùng giúp người quản trị có thể điều chính quy trình xử lý văn bản, xử lý công việc một cách linh hoạt
Phân quyền chi tiết đến từng người dùng

qlvbdh - dinh nghia quy trinh

Báo cáo thống kê

Báo cáo tiếp nhận văn bản đến
Báo cáo ban hành văn bản đi
Báo cáo, thống kê tình hình xử lý văn bản đến
Báo cáo, thống kê tình hình xử lý công việc
Hỗ trợ in báo cáo, xuất file excel theo mẫu quy định của Cục văn thư lưu trữ Quốc gia

qlvbdh - bao cao thongke

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
Phần mềm được thiết kế theo hướng mở có khả năng mở rộng thêm nhiều phân hệ, tính năng sau này
Quản lý dữ liệu theo năm giúp cho hệ thống vận hành ổn định với số lượng dữ liệu ngày càng nhiều qua một thời gian dài sử dụng
Định nghĩa quy trình tùy biến giúp người quản trị có thể khai báo mới thủ tục hành chính để tiếp nhận hồ sơ hoặc điều chỉnh quy trình khi có sự thay đổi bằng giao diện người dùng
Đáp ứng nghiệp vụ xử lý văn bản theo mô hình cơ quan chủ quản và nhiều đơn vị trực thuộc (nhiều văn thư)
Theo dõi được luồng xử lý công việc, thông báo công việc đến hạn, trễ hạn
Phần mềm có cho phép cấu hình ngày làm việc, ngày nghỉ linh hoạt
Cho phép chỉnh sửa dự thảo văn bản trực tiếp và tự động tạo phiên bản dự thảo mới giúp giảm thiểu các thao tác lưu văn bản xuống máy trạm và đưa lên lại hệ thống như trước đây
Ứng dụng web, tương thích với nhiều trình duyệt web như IE, Firefox, Chrome, ..
Phần mềm được phát triển trên các phần mềm nền mã nguồn mở, giúp tiết kiệm chi phí mua bản quyền
Đáp ứng các các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống Quản lý văn bản và điều hành được hướng dẫn tại Công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/05/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông